おはようございます。
私にできるかな…が、私にもできる！！に変わる
「未来を切り拓くビジネス英語」パーソナルコーチ Hiromiです。
新しい1週間の始まりです。
あなたの会社の会議予定は、どのようになっていますか？
毎日、会議ばかり
私が経験してきた外資系の特徴 – 毎日がホントに会議ばかり。
1日に7～8回することは、珍しくない。むしろ普通。
会議相手は、自分の所属するチーム、上司、本社の上層部、顧客など多岐にわたります。
外資系に勤務しているので、月曜の夕方までは少々ゆっくりできるが
とにかく議題と資料の準備、議事録の作成と、ルーティンな仕事に終わりがない。
会議の進め方の違い
日経企業に勤務していた頃は、会議中はメモを取り
その後Word等で正式な文書として、上司の承認印と共に社内配布となります。
会議の数は少ない反面、1つの会議が長くなる傾向があります。
外資系では、時間を決めて、毎日行う会議が多々あります。
1日で大きく状況が変わることは少なく、日々の会議で変化点をフォローアップしていく進め方です。
Responsibility
仕事を進める上で、様々な報告・承認作業が必要となるのは外資系だけではありません。
ただ外資系では、日本での社内承認に加えて
本国のヘッドオフィスの承認、各職務部門での承認など
さらに承認作業が増える傾向にあるようです。
特徴的なのは、企業規模が大きくなればなるほど、ひとり当たりのresponsibilityは狭くなり
よくわからない肩書の 〇〇エキスパート、△△ダイレクターの方々が存在します。
こうした方々との承認作業も増えるため、必然的に会議が増えてしまうのが実情です。
効率的な進め方
とにかく会議の回数が多いため、日本の伝統的なステップを踏んでいくと
議事録が正式に発行されるまでに、その内容はout of dateになることもあります。
そのため、会議の議事録は
- メールで議事録を発行
- 前回のメール議事録を確認しながら、変化点をアップデートする
これをWeb会議で画面共有をしながら行うと、早い、簡単、わかりやすい進め方ができるのです。
報告資料作成と説明
上層部の様々な人たちへの説明は、ほぼ同じ内容の説明を繰り返すことになるのですが
報告を受ける立場の方々は、前回までの報告内容を覚えていると思いきや
覚えていてほしいクリティカルな部分ほど、コロッと抜け落ちているのです！
そこで、彼らのプライドを傷つけないように (そのほうが承認作業が早く進むので…)
前回までのポイントを優しくリマインドしながら、最新のインプットをしていくのです。
それじゃ、話す力 = Speakingがいちばん大事と思うでしょう？
甘い！
いいですか？彼らは報告を受けてもすぐに忘れてしまいますが
彼らからのイエスが必要なので、イエスを引き出せるような資料作成が必要なのです。
後から繰り返し読むために。
Writingの重要性
これがWritingスキルの重要性です。
- 自分の意見を伝える (=問題点や成果)
- 相手に理解してもらう (=前回までの内容のリマインド + 現況アップデート)
- 相手に行動させる (=承認してもらう)
このために、議事録、Eメール、パワーポイント資料などの書き方・作り方を工夫するのです。
あなたの仕事をスムーズに進めるために
相手に理解して、行動してもらう英語を心掛けましょう。
今日はこのあたりで。
またお会いしましょう。
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